O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma tecnologia utilizada para captar, armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos e dados eletrônicos com total segurança.
O objetivo principal do GED é gerenciar o ciclo de vida das informações desde a sua criação até seu arquivamento e podem estar registradas em mídias analógicas, digitais ou eletrônicas.
O GED se divide em duas etapas, a Captura e ECM.
Captura: é a digitalização de documentos mobile, eletrônicos e em papel. O software organiza a captura e entrega com segurança documentos e toda a gama de dispositivos de captura.
Com essa solução é possível diminuir a quantidade de etapa de um processo documental, seja ele entrega de nota fiscal ou uma vistoria. Com ele, você simplifica, evita erros e retrabalhos.
É uma solução que possibilita direcionar os documentos digitalizados e eletrônicos para diversos sistemas e dispositivos (celulares, tablets, scanners, multifuncionais e computadores).
Benefícios:
Organizar processos documentais;
Imagens automaticamente tratadas com OCR, limpeza e ajustes de borda;
Processos pré-formatados
Diminuir quantidade de papel.
Recursos:
Captura automatizada por OCR e Código de barras;
Tratamento de edição de imagens automática;
Workflow personalizada;
Captura online em cloud;
Integração com mais de 750 dispositivos multifuncionais do mercado;
Segurança: processos específicos para usuários distintos;
Integração com mais 80 sistemas de ECM/GED;
Mais de 80 tipos de processamento.
ECM: é uma combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas usadas para captar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos relacionados a processos organizacionais, durante todo seu ciclo de vida, de forma que você encontrei o que precisa mais rapidamente.
Faça sua escolha com base no modelo que mais se adequa às suas necessidades e seu orçamento! Nós oferecemos várias opções de implementação:
Local: caso sua empresa já tenha servidores, ou exista outras considerações comerciais que obrigam o uso de uma solução no local – implantando atrás do firewall da empresa, então, a implementação tradicional é a melhor para você.
Nuvem: oferece redundância adicional e backup automatizado de terceiros, oferecendo maior proteção contra perda de dados ou roubo. Além de oferecer acesso remoto inerente aos documentos da empresa e faturamento mensal flexível.
Híbrido: com essa solução as empresas podem aproveitar seus investimentos em tecnologia e executar a solução de gerenciamento de documentos na nuvem pública ou privada. A solução pode ser perfeitamente integrada com sistemas existentes (ERP, CRM, SAP OU Microsoft Dyanamics GP e AX), podendo ser integrada a aplicativos de negócios existentes baseado em nuvem, como Salesforce, Microsoft Dinamycs Online ou NetSuite.
E-ARQ BRASIL
Especificação de requisitos que estabelece um conjunto de condições a serem cumpridas pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, assim como o seu acesso.
Gestão Arquivística de Documentos ou Gestão Documental
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou seu recolhimento para a guarda permanente.
SIGAD
Conjunto de procedimentos e operações técnicas, característicos do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomendas, ou uma combinação desses. O sucesso do SIGAD dependerá fundamentalmente da implementação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos.
Certificação Digital
O Certificado Digital é um documento eletrônico que possibilita a identidade de uma pessoa, uma empresa ou um site, para assegurar as transações online e a troca eletrônica de documentos, mensagens e dados com presunção de validade jurídica.
Diversos segmentos da economia já utilizam a certificação em suas atividades. Essas áreas utilizam a tecnologia que certifica a autenticidade dos emissores e destinatários dos documentos eletrônicos, garantindo sua privacidade e inviolabilidade.
Certificação do documento no momento da digitalização, garantindo sua integra semelhança com o documento físico original.
Digitalização
Digitalização de documentos: etapas do processo de digitalização
Dependendo do caso da empresa e do tipo predominante de documentos os quais ela armazena e produz, a digitalização de documentos pode ser feita de diversas maneiras diferentes. De uma maneira mais geral, o processo pode ser resumido da seguinte maneira:
Preparação do acervo
Na fase de preparação do acervo, todo o acervo físico é selecionado, separado e os documentos realmente relevantes são separados. Documentos residuais, rascunhos ou documentos de importância não relevante, neste momento podem ser eliminados (não vale a pena digitalizar o que não tem valor). Quando temos imagens e sons eles também devem ser selecionados, no caso específico das imagens também devem ser separadas, imagens de alta resolução das de baixa resolução e imagens em escala de cinza das imagens coloridas.
Digitalização dos documentos
Na fase de digitalização de documentos, é feito o trabalho físico da digitalização, os documentos sendo passados pelos scanners e os arquivos resultantes sendo gerados (JPG, DOC, PNG, TIFF, GIF, etc..)
Controle de qualidade:
Uma vez produzidos os arquivos, eles não são diretamente gravados nas mídias ou no servidor, antes desta etapa é necessário realizar o controle de qualidade. Muitas vezes, falhas humanas ou falhas de hardware durante o processo de digitalização podem gerar arquivos defeituosos. Toda vez que for detectado uma falha, o arquivo pode ser refeito.
Gravação dos arquivos
Após a digitalização e o teste de qualidade, chega a hora de gravar o arquivo. Uma vez gravado o arquivo então pode ser pesquisado e utilizado no contexto da empresa.
Fases do processo de digitalização
-Higienização
-Digitalização
-Remontagem
-Conferência
-Entrega digital
-Armazenamento digital (storage)
-Locação de servidores
-Nuvem
SAAS
O que é SaaS (software as a service)?
SaaS (software as a service) é o modelo onde as empresas deixam de comprar licenças e passam a ser “assinantes” dos softwares, que são acessados pela internet.
Nas pequenas e médias empresas, por exemplo, o novo modelo vai permitir acesso a softwares que antes eram quase proibitivos, devido ao custo inicial (licença e hardware) e de manutenção (versões e suporte), como no caso dos atuais softwares de gestão empresarial (ERP).
Principais benefícios
Redução de Custo
Agilidade
Acessibilidade
Flexibilidade
Continuidade
Integração
Atualização
O modelo SaaS (Software as a Service ou software como serviço) permite o teste da implantação para avaliar a adequação ao negócio. O recomendado também é procurar fornecedores que já ofereçam softwares como serviço e realizar uma análise do custo total de propriedade (TCO) e do retorno sobre o investimento (ROI).
Mídias e Digitalização
Atualmente existem diversos tipos de mídias eletrônicas no mercado, cada uma delas possuem suas vantagens e desvantagens, os principais fatores a serem levados em conta são Capacidade, Preço e Durabilidade. Quando estamos implantando um sistema personalizado de gestão eletrônica de documentos (GED), podemos combinar diversos tipos de mídias em um mesmo contexto.
Abaixo temos uma tabela indicando o tempo médio de vida útil de diversos tipos de mídia:
Tipo de mídia Durabilidade
Filme/Microfilme de 8mm ———————— 5-10 anos
Filme/Microfilme de 4mm ————————- 10 anos
Cartuchos 3480 ————————————— 12 anos
CD-ROM (Gravado a laser) ————————- 15 anos
CD-ROM (Prensado) ——————————– 20 anos
DVD-ROM (Gravador a laser) ——————– 18 anos
DVD-ROM (Prensado) —————————— 25 anos
Disco Optico-Magnético ————————– 30 anos
Hard-Disk (HD) (depende da tecnologia) ——- 10-35 anos
Disco W.O.R.M. ————————————— 90-100 anos
Estratégias básicas para Armazenamento e GED:
Existem quatro estratégias fundamentais que podem ser empregadas no processo de armazenamento digital de documentos:
Sistema COLD (Computer Outfit Laser Disk): Sistema mais utilizados hoje em dia, devido ao baixo custo das mídias ópticas. Neste sistema os dados digitalizados produzidos pelo sistema de GED são armazenados predominante em mídias ópticas (CDs, DVDs, etc…)
Sistema COMD (Computer Outfit Magnetic Disk): Sistema mais caro, porém o mais eficiente. Nele toda a informação gerada pelo sistema GED é armazenada em mídias, tais como Hard Disks, Discos Ópticos-Magnéticos ou então Discos WORM.
Sistema COMM (Computer Outfit Multiple) hibrido: Nele a informação produzida pelo sistema de GED é armazenada em diversos tipos diferentes de mídia, dependendo da importância da informação e também do tempo que ela necessita para ser armazenada.
Propostas de Valor e Diferencial
Nossas propostas de Valor e diferencial:
Soluções customizadas desenvolvida a partir das necessidades de cada cliente
Sistemas desenvolvidos com as mais altas tecnologias do mercado e com total segurança
Gerenciada por profissionais com experiência e conhecimento especifico nas áreas de GED e EPMN, BPO, ECM, Workflow
Profissionais que passam por treinamentos constantes com experiência nas áreas de Tecnologia da Informação, Processos e Projetos.
Fluxo de Trabalho (Workflow) e GED
É o processo onde a ColorSisthem estabelece meios de automatizar e racionalizar os seus processos de negócio, estabelecendo melhores maneiras para realizar o trabalho dentro de uma organização. Quando o fluxo de trabalho e atividades da empresa está otimizado, ela terá um enorme ganho em eficiência, custos e até mesmo em produtividade, já que as atividades já foram previamente planejadas e descritas. Não se perde mais tempo elaborando e repensando estratégias toda vez que um problema semelhante ocorre.
Como na imagem acima, o sistema de GED passa a ser parte integrante do sistema de Workflow, compondo um mecanismo ainda maior. Ao invés da ColorSisthem ter um sistema simples de gestão eletrônica de documentos, temos um sistema chamado WfMs (Workflow Management System) que engloba além do processo de gestão da informação, também toda a questão do uso correto e racional da mesma, um sistema onde documentos, informações, dados e tarefas são repassados a todos os profissionais envolvidos, seguindo um conjunto pré-estabelecido de regras e procedimentos, assim contribuindo para eficiência e produtividade da sua empresa
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